La gestión empresarial ha sido una de las grandes afectadas, positivamente claro está, por la adopción de herramientas digitales. El uso y aplicación masivo de estas nuevas tecnologías ha transformado la manera en que las empresas trabajan, sin importar a qué se dediquen.
La llamada digitalización ha supuesto un nuevo abanico de posibilidades para las empresas, ya que pueden automatizar tareas o analizar datos en segundos, consiguiendo ser más ágiles, productivos y proporcionar una respuesta más rápida a las necesidades del mercado.
Es crucial, por tanto, entender el potencial que estas herramientas tienen y cómo pueden ayudar en el día a día para, luego, empezar a integrarlas de manera eficaz en sus procesos. A lo largo de este artículo veremos cómo estas herramientas pueden ayudarnos a mejorar distintos aspectos de la gestión de una empresa.
Desde la contabilidad hasta los recursos humanos, existen herramientas digitales a nuestra disposición que pueden hacer que seamos más productivos y destaquemos frente a la competencia.
1. Finanzas y contabilidad
No descubrimos nada nuevo si decimos que la clave para una gestión efectiva y el éxito de una empresa es contar con el aspecto financiero organizado.
Una buena manera para hacer esto es llevar un control exhaustivo de la facturación, asegurándonos que las transacciones sean registradas correctamente y cumplan con la legislación actual. Contar con herramientas digitales de facturación que nos permitan crear facturas de manera cómoda y rápida es una opción ideal para optimizar la facturación.
Otro aspecto que puede verse mejorado son los cierres contables, ya sean mensuales, trimestrales o anuales. A través de estos, podemos evaluar de manera fehaciente el estado de nuestra empresa y tomar decisiones en base a lo que veamos. Utilizar herramientas que se encargan de automatizar esta tarea a través del análisis y presentación de datos nos ayudará a minimizar los riesgos y mejorar la precisión.
Del mismo modo, tener un control de flujo efectivo es esencial para la gestión de las finanzas de las empresas. Utilizar herramientas digitales para monitorear ingresos y gastos con regularidad nos ayudará a anticipar problemas de liquidez y optimizar el uso de recursos.
Si bien son tareas separadas, podemos buscar herramientas más holísticas que engloben varios procesos para así poder llevar a cabo un control actualizado desde la misma plataforma.
2. Recursos Humanos
A menudo se suele pasar por alto pero un departamento que suelen tener todas las empresas son los recursos humanos. Sin entrar en lo específico, todos conocemos algunas tareas que llevan a cabo y se trata, en su mayoría, de acciones que pueden verse enormemente optimizadas por el uso de herramientas digitales.
La implementación de plataformas tecnológicas permite que se modernicen procesos tradicionales, como el reclutamiento, la selección y capacitación del personal, haciendo que disminuyan tanto los errores como el tiempo de espera.
Además, automatizar estas tareas libera de tiempo a las funciones que solamente pueden ser realizadas por personas que, a su vez, disminuye también los errores y permite un análisis más profundo a la hora de buscar personal nuevo o planificar mejoras en el clima laboral.
Las nóminas y su gestión es otro aspecto que estas herramientas digitales pueden mejorar. Esto influye no solo en los encargados de RRHH, que pueden crearlas y hacer los cálculos pertinentes, sino que también hace que sean más accesibles para los trabajadores, a través del uso de plataformas online.
3. Comunicación
En épocas donde todo se mueve tan rápido y no hay tiempo para perder la comunicación clara y ágil en una empresa, tanto exterior como interior, es indispensable. En este contexto, poder contar con herramientas que nos permitan estar comunicados, facilitando la interacción y gestión de manera eficiente es realmente una suerte.
Las herramientas digitales de comunicación nos permiten integrar distintos canales de comunicación en plataformas centralizadas, que nos ayuda a agilizar la difusión de mensajes y nos asegura que la información correcta llegue de manera eficaz y rápida a los destinatarios esperados.
Utilizar herramientas de mensajería instantánea o portales corporativos ayuda a reducir posibles barreras jerárquicas y fomenta una colaboración y un intercambio de ideas más libre.
En lo que respecta a la comunicación externa, las empresas también se pueden ver beneficiadas por el uso de distintas herramientas digitales. Por ejemplo, las campañas de email segmentadas, chatbots o asistentes de redes sociales, por mencionar algunos, ayudan a conocer mejor al público con respuestas más rápidas y completas.
4. Marketing y ventas
Hemos mencionado previamente los datos y su importancia en el mundo digital actual. Si conocemos un poco como funciona el marketing en el mundo digital, podremos hacernos una idea de cómo el uso de software puede ser de gran ayuda para mejorar este aspecto.
Las empresas, a través del uso de herramientas digitales de marketing, pueden segmentar audiencias con mayor precisión, analizar gran cantidad de datos en tiempo real y, así, poder personalizar campañas según el comportamiento del consumidor.
Un ejemplo de esto es la integración de sistemas CRM que permiten a las empresas gestionar de manera eficiente el seguimiento de leads y clientes potenciales, haciendo que la identificación de oportunidades o las estrategias adaptadas a públicos específicos sean más sencillas.
En el área de las ventas, como hemos mencionado en el punto anterior, se puede hacer uso de herramientas digitales ayudan en lo relativo a la atención del cliente, a través de chatbots o mailing, y también en la gestión del backend, con el uso de plataformas de eCommerce.
5. Documentos y almacenamiento
Una de las grandes victorias de la digitalización es que estamos cada vez más cerca del fin de los documentos en formato físico. Esto, además de suponer un gran cambio en la manera en la que se ha trabajado durante mucho tiempo, también afecta al almacenamiento y envío de estos documentos.
La implementación de sistemas de gestión documental o DMS facilitan el archivo, la clasificación y, por tanto, también la búsqueda de documentos y reduciendo el uso de papel. Estos sistemas permiten automatizar procesos como la digitalización de archivos físicos y la integración de la información en bases de datos gracias a los software OCR.
Una vez que contamos con los documentos en formato digital, ya sea nativos o escaneados, se puede automatizar la indexación y recuperación de archivos, para, así, reducir el tiempo de búsqueda.
Además, la opción de almacenamiento en la nube permite que los archivos estén disponibles en todo momento, de manera segura y facilitando tanto la colaboración como el trabajo remoto en general.
6. Seguridad
La otra cara de la moneda de la digitalización es que podemos estar más expuestos y vulnerables frente a nuevos tipos de amenazas digitales, ya sean software maliciosos como malwares o troyanos o directamente que alguien sin autorización acceda a información o datos sensibles.
La buena noticia es que podemos contar con sistemas avanzados de tecnología de inteligencia artificial que ayudan a las empresas a detectar a tiempo y poder responder a ciberataques de manera rápida y precisa.
Este tipo de herramientas automatizadas están en constante vigilancia, monitoreando redes en tiempo real para identificar vulnerabilidades y, en caso de detectar amenazas, ejecutar protocolos de respuesta inmediata para evitar mayores incidentes.
El análisis de logs automático o la actualización de parches de seguridad reduce significativamente el margen de error humano y hace que nuestros servicios y recursos de seguridad estén optimizados y siempre al día.
Además, utilizando las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente, se puede coordinar de manera más rápida los distintos departamentos para poder informar sobre posibles riesgos o acciones.
La digitalización se presenta como un camino ineludible para progresar y ser más competitivos en el ámbito empresarial. Como hemos visto a lo largo de este artículo, aprovechar las tecnologías digitales desde el principio hace que las empresas puedan optimizar sus procesos, mejorar su capacidad de respuesta ante un entorno cambiante y reducir el riesgo de estancamiento.
Cuanto antes se inicie este proceso, menor será la probabilidad de incurrir en pérdidas significativas por la falta de adaptación y el negocio podrá mantenerse a la altura de las circunstancias y aprovechar las oportunidades que surgen.
Ahora bien, pese al potencial de la automatización y la inteligencia artificial, no debemos olvidar que el factor humano es y siempre será esencial. Tanto la experiencia, como la creatividad y la capacidad de decisión de los trabajadores son insustituibles para complementar y potenciar las herramientas digitales.
En definitiva, no hay que dejar que el árbol tape al bosque: las herramientas digitales son de gran ayuda, pero siempre como complemento. Todo negocio necesita humanos detrás que se encarguen de coordinar y supervisar estas herramientas, y será la correcta unión de ambos la clave del éxito.